Regresando a la oficina después de la pandemia de Coronavirus

Después de los últimos meses de trabajo remoto, es hora de que las empresas planifiquen un regreso a la oficina.

Regresando a la oficina después de la pandemia de Coronavirus

Para aquellos que han pasado los últimos meses trabajando desde casa, es difícil recordar un momento en que el trabajo no coincidiera con un pijama y un lugar cómodo en el sofá. Sin embargo, a medida que las naciones de todo el mundo comienzan a aflojar sus medidas de cierre, es hora de que las empresas planifiquen el regreso a la oficina.

Para implementar una transición suave de regreso a la oficina, las compañías deben tener en cuenta que el impacto del coronavirus ha provocado cambios importantes en el estilo de vida que no solo se aplican a nuestra vida personal sino también al lugar de trabajo. Dile adiós a espacios pequeños o salas de reuniones abarrotadas, al menos por ahora, ya que los empleadores tienen la nueva responsabilidad de proporcionar un entorno de trabajo seguro e higiénico.

Además, el nuevo coronavirus ha cambiado el sentimiento de los empleados ya que muchas personas experimentan una mayor ansiedad en torno a la seguridad de la oficina. Si bien es probable que el tiempo juegue un papel importante para aliviar la aprehensión pública, hay varias medidas que las empresas pueden tomar para facilitar la transición emocional de los empleados.

Desde arreglos a corto plazo hasta modificaciones de diseño a largo plazo, las empresas deben encontrar una manera de aumentar la confianza de los trabajadores y mantener la higiene en el centro de la política laboral. Vea estos 15 simples pasos para lograr una reintegración exitosa en la oficina que mantenga la seguridad y reconstruya la moral de los empleados:

1. Tener estaciones de desinfección en toda la oficina

Un primer paso crucial para mantener higiénico el espacio de la oficina a menudo comienza con la protección de las superficies que tocamos. Tener desinfectantes disponibles en toda la oficina es una excelente manera de prevenir la propagación de gérmenes / virus y limitar la exposición de contaminantes externos a los empleados.

Los espacios de oficina deben colocar desinfectantes en la entrada y alrededor del edificio para alentar a los empleados a desinfectarse las manos constantemente durante todo el día. Si bien esto puede parecer obvio, los desinfectantes son a menudo una de las primeras líneas de defensa contra los patógenos nocivos.

2. Proporcionar mascarillas a los empleados

Regresar a la oficina después de COVID-19 puede ser a la vez aterrador y estresante. Los empleados están comprensiblemente preocupados por su salud y seguridad, ya que, para muchos, es la primera vez que regresan a un espacio público. Dicho esto, las nuevas políticas de la oficina deberían reconocer estas inquietudes e intentar aliviarlas proporcionando caretas.

Esto puede ser muy útil para quienes trabajan cerca de otros o se sienten más cómodos con una barrera adicional de protección contra los virus. Proporcionar caretas también muestra el compromiso de la compañía de mantener a los empleados seguros y saludables a su regreso al trabajo.

3. No haga que ir a la oficina sea obligatorio

A menos que seas un empleado de Twitter, es probable que eventualmente tenga que regresar a la oficina. Sin embargo, no es buena idea que vuelvan todos a la oficina al mismo tiempo, ya que muchas personas todavía están lidiando con los efectos del coronavirus.

Ya sean preocupaciones de salud o responsabilidades familiares, muchos empleados no pueden abandonar el trabajo remoto por completo. Es importante que las políticas de la compañía tengan en cuenta el impacto que el coronavirus ha tenido en la comunidad e incorporen un nivel de flexibilidad para facilitar las cosas para aquellos que tienen dificultades para adaptarse. Una excelente manera de mantenerse conectado a distancia es mediante videoconferencia; aprenda a mejorar la calidad de las videollamadas con cinco consejos útiles.

4. Utilice herramientas digitales para habilitar la colaboración remota sin problemas

La transformación digital ha jugado un papel crítico en la transformación para todos los negocios, marcas y empresas durante COVID-19. No solo ha hecho posible el trabajo remoto, sino que también ha permitido que muchas empresas prosperen en tiempos de crisis.

Por lo tanto, es primordial que los espacios de oficina permitan el uso de la transformación digital para continuar el trabajo remoto mientras varios empleados permanecen en casa. Conectar salas de reuniones con tecnología de videoconferencia y proporcionar a todos los empleados una VPN confiable son solo algunas maneras de mejorar la colaboración remota. Descubre más sobre cómo el coronavirus ha creado nuevas olas de transformación digital y cómo su empresa puede aprender de él.

5. Asegúrese de que los escritorios y las áreas abiertas tengan suficiente espacio

Las oficinas de la compañía deberían considerar reorganizar los espacios abiertos y los muebles para incitar al distanciamiento social de los empleados. Si bien es bueno tener a alguien con quien hablar durante todo el día, los escritorios cercanos pueden poner rápidamente a toda la oficina en peligro de propagarse entre sí.

Una excelente manera de mantener a los empleados seguros mientras trabajan comienza con la reorganización de los escritorios para estar separados por lo menos a seis pies o 1.8 metros. También es recomendable volver a configurar las direcciones de los pasillos para que los empleados no se encuentren entre sí. Esto proporciona a cada empleado un entorno de trabajo seguro y semi-protegido mientras está en la oficina.

6. Límite de personas permitidas en las salas de reuniones

Por mucho que nos perdamos las reuniones comunales, una sala de conferencias congestionada puede ser un punto de crecimiento para los virus. Es importante determinar cuántas personas pueden ocupar una sala de reuniones de manera segura mientras cumplen con las medidas de distanciamiento físico apropiadas. Quitar sillas adicionales y colocar marcadores ayudará a hacer cumplir el límite.

Para las reuniones que requieren una gran cantidad de asistentes, las oficinas deben considerar equipar cada sala de reuniones con tecnología de llamadas de conferencia para mantener a todos informados y facilitar el distanciamiento social seguro.

7. Cerrar salas de reuniones pequeñas sin ventanas

Debido a la naturaleza de los virus, es crucial que los edificios de oficinas cierren los espacios pequeños con poca ventilación antes de darles la bienvenida a los empleados. Además, es esencial que todos los empleados comprendan los nuevos procedimientos para ingresar al edificio y usar espacios comunes.

Este problema puede solucionarse abriendo ventanas y aumentando la ventilación en todo el espacio. Si hay áreas en las que los empleados no pueden mantener una distancia segura de 1.5mts, el trabajo de los empleadores es marcar los puntos seguros.

8. Administrar la capacidad de la oficina

Para apoyar una transición más fluida para los empleados que se están reintegrando en el lugar de trabajo, las empresas deberían considerar proporcionar turnos escalonados, como mañana y tarde, o tal vez dividirlo por semana. Este método de dividir la fuerza laboral mantendrá la capacidad de la oficina al mínimo mientras limita el contacto con otros.

Una excelente manera de determinar qué empleados asistirán a la oficina es distribuyendo una hoja de registro para las horas de trabajo disponibles. A menudo es más eficiente pedirles a los gerentes de departamento que distribuyan los bloques de tiempo para que los equipos esenciales puedan trabajar juntos.

9. Abrir ventanas frecuentemente 

Si bien la mayoría de nosotros no preferimos que las ventanas se abran durante el verano, es una medida necesaria que las oficinas de la compañía deben tomar para mejorar la ventilación. De hecho, según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades de EE. UU., Aumentar la ventilación en su hogar u oficina abriendo ventanas o ajustando el aire acondicionado puede ser una forma importante de mantener saludables a los habitantes.

Los espacios de oficina deben hacer un esfuerzo para mejorar la ventilación del edificio al mantener las ventanas abiertas durante todo el día laboral. Es mucho más probable que el aire fresco disperse las gotas microscópicas de saliva al toser, estornudar, hablar, inhalar y exhalar. Protegiendo así el espacio de trabajo y los empleados en él, de albergar virus dañinos.

10. Distribuir solo alimentos empacados individualmente 

Todos saben que una sala de descanso en la oficina llena de bocadillos salados y dulces es lo mejor. Sin embargo, los empleados deben decir adiós a las golosinas y comida casera para compartir mientras las oficinas se centran en proteger su salud y seguridad.

Los alimentos, los refrigerios o las bebidas que no se empaquetan individualmente son vulnerables a albergar y propagar gérmenes dañinos. Por lo tanto, incluso si nadie en la oficina presenta síntomas, es importante mantener los alimentos completamente separados. 

11. Use carteles internos para recordar a los empleados las restricciones

Siempre es una buena idea recordar a los empleados las nuevas políticas y procedimientos con la ayuda de carteles internos. Ya sea que se trate de un juego de palabras para lavarse las manos con frecuencia o una advertencia para evitar espacios reducidos, el uso de carteles para informar y fomentar la seguridad de la oficina es un método positivo para hacer cumplir nuevas reglas.

Es útil usar carteles internos cerca de los espacios comunes de la oficina para recordarles a los empleados que practiquen el distanciamiento social y eviten cualquier contacto cercano. También es recomendable incluirlos cerca de la entrada de la oficina para que los trabajadores se desinfecten las manos al llegar.

12. Comunicar cambios con frecuencia a través de comunicación interna 

Algo que todos hemos aprendido durante el curso del coronavirus es que las cosas pueden cambiar muy repentinamente. Por lo tanto, es de suma importancia que las compañías conserven un canal de comunicación para compartir cualquier cambio en la política de la oficina o en las pautas de seguridad con los empleados.

Ya sea por correo electrónico, Slack u otro medio de comunicación, los empleados deben recibir constantemente actualizaciones sobre la situación actual de salud de la oficina. Es fundamental asegurarse de que todos los empleados comprendan los elementos importantes y que se sientan cómodos con las prácticas y procedimientos establecidos.

13. Permitir horarios flexibles para fomentar los desplazamientos fuera de las horas pico

Aunque los espacios de oficinas tienen el potencial de ser seguros, la mayoría de las opciones de transporte público no lo hacen. Los empleadores deben tener en cuenta que llamar a los empleados de regreso al trabajo probablemente requerirá que muchos de ellos tomen el metro, el autobús o el tren, que a menudo está lleno de otras personas.

Una excelente manera en que las empresas pueden mostrarles amor a sus empleados es permitiendo horarios de trabajo flexibles para que los trabajadores puedan evitar el transporte público limitado durante las horas pico. Es un paso adicional que ayudará a proteger la salud de los empleados dentro y fuera de la oficina.

14. Desinfectar superficies y áreas de uso común

Como se mencionó anteriormente, es importante mantener las superficies de la comunidad limpias y desinfectadas. Esto incluye el área de la cocina, los baños, las salas de conferencias, las fotocopiadoras, los escáneres y otros equipos públicos. Las oficinas pueden proporcionar materiales desinfectantes o toallitas desinfectantes cercanas para alentar a otros a desinfectar las superficies antes y después del uso.

Además, es posible que las empresas deseen explorar formas de reducir o limitar el acceso a superficies o equipos compartidos, al tiempo que proporcionan la función necesaria. Esto se puede lograr cerrando el área de la cocina y limitando el uso de las salas de conferencias.

15. Use marcas en el piso para alentar el distanciamiento

Mantenerse a 1.5mts de distancia mientras hace cola para la máquina de café o pasar a un colega en el pasillo puede no ser tan simple como parece. Una forma útil en que las oficinas pueden informar y obligar a los empleados a practicar el distanciamiento social mientras trabajan comienza con la colocación de marcadores en el lugar de trabajo.

Una excelente manera de acomodar a los empleados que no pueden simplemente marcar 1.5mts de distancia es colocando cinta adhesiva en el suelo que indique una distancia social segura. Esto también se puede lograr a través de carteles en la pared que etiquetan cada seis pies de espacio en las áreas comunes de la oficina.

Hallazgos

El impacto de COVID-19 ha transformado innumerables aspectos de los negocios, incluida la forma en que se reanudarán las operaciones en el entorno general de la oficina. Como muchos de nosotros estamos ansiosos por salir de la casa, las empresas están lidiando con una serie de tareas para cumplir antes de que la oficina vuelva a estar en pleno apogeo.

Las empresas tienen la responsabilidad de crear un entorno de oficina seguro y proteger a los empleados que regresan de la captura o propagación de virus mientras trabajan. Dicho esto, aquí hay algunas cosas que las empresas deben tener en cuenta antes de invitar a los trabajadores a la oficina:

  • El entorno del lugar de trabajo debe modificarse físicamente para reforzar el distanciamiento social, la ventilación y limitar el uso de superficies comunes.
  • Los espacios de oficina requerirán un suministro considerable de desinfectante y deben tener toallitas desinfectantes y aerosoles disponibles en toda la oficina, con especial atención a la entrada.
  • Una transición sin problemas requiere flexibilidad, lo que significa que se alienta a las empresas a continuar permitiendo el trabajo remoto mientras traen a un número limitado de empleados a la oficina a la vez
  • Las empresas deben mantener la salud de los empleados con una lista de reintegración; proporcionar caretas, germicidas y horarios flexibles son excelentes maneras de proteger la higiene de la oficina.

A medida que la vida vuelve lentamente a la normalidad, nos encontramos tomando precauciones adicionales para proteger a los demás y nuestra propia salud. Aunque el lugar de trabajo nunca sea exactamente como era, sin duda será más seguro para las futuras temporadas de gripe.

LatAm Marketing Manager

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